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Cómo implementar un software para gestionar tu empresa

Estás a cargo de un negocio, y te está faltando tiempo para atenderlo como quisieras, para evaluar resultados, planificar y tomar mejores decisiones, o incluso hasta te está faltando tiempo para descansar o disfrutar con familia y amigos.

Probablemente ya te diste cuenta que necesitás colaboración en algunas tareas, y eso te lo puede brindar un buen sistema de gestión. Pero la gran duda es cuál elegir, “¿no será mucho para mi negocio, por dónde empezar, cómo acomodo todo el negocio a una nueva forma de hacer las cosas?”.

Un sistema de gestión o ERP cómo también se los llama, Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (enterprise resource planning) puede ser una herramienta poderosísima, y el éxito de su implementación depende mucho del proceso de selección, implementación y capacitación.

Te contamos cuales son los pasos correctos para hacerlo bien.

1. Seleccionar el software adecuado.

Esta etapa consiste en la evaluación de diversos aspectos básicos del negocio que nos indicarán cuál es la herramienta más adecuada. Conocer el rubro del negocio, las obligaciones impositivas, la estructura del personal, entre otras variables, será necesario para tomar la mejor decisión. Existen opciones que se pueden adaptar a cualquier negocio y presupuesto.

2. Adecuar ese sistema/software a tus necesidades.

El próximo paso será realizar un diagnóstico técnico y administrativo de tu empresa.

El diagnostico técnico es básicamente saber con qué equipamiento contás y  qué recursos podrías necesitar, por ejemplo, una pc, una impresora, un controlador fiscal, un lector de código de barras, evaluar condiciones de conectividad y todo lo que en nuestro lenguaje llamamos periféricos.

El diagnóstico administrativo nos llevará a conocer los procesos de la empresa, cuantas personas se encargan de ello, qué función cumple cada uno, si existen o no mandos medios para guiar la obtención y análisis de datos, etc. Esta etapa de análisis es muy importante e interesante para detectar posibles mejoras en la gestión de tu empresa.

3. Diseño o rediseño de procesos administrativos.

Todo el diagnóstico anterior, además de adecuar el sistema derivará en la estructuración y estandarización de pasos, eliminar tareas innecesarias, automatizar otras, etc. Con todo ello definido, se podrá finalmente implementar el software.

Por ejemplo, una típica venta implica los pasos de hacer la factura mediante la página de la AFIP, enviarla por email al cliente, registrar en una hoja de cálculo para pasar a Cuenta Corriente del Cliente, cargar el IVA ventas en otra hoja de cálculo y finalmente enviarlo al Contador. Todos esos procesos los hacés en un sólo paso contando con un software ERP.

4. Configurar el sistema y capacitar a la o las personas que lo ejecutarán.

Pasamos finalmente a la configuración, que consiste en plasmar en el sistema todo el trabajo realizado en la etapa anterior de diseño de los procesos.

En este momento, simultáneamente, ya se comienza a capacitar a las personas que lo van a utilizar. Esta capacitación es personalizada, y nosotros trabajamos adecuándonos a los distintos estilos de aprendizaje, con ejemplo, prácticas, indicaciones orales, escritas, diagramas, etc. Usamos todos los recursos para que comprendas fácilmente cada proceso.

5. Puesta en marcha.

A partir de este momento, el sistema forma parte de tu día a día en el negocio. Es tu nueva herramienta de apoyo en todos los procesos, y posterior análisis de datos para control y toma de decisiones.

Sabemos que hasta que te aprendas y memorices cómo hacer las cosas, te surgirán varias dudas, lo cual es muy normal, por eso nuestro equipo de profesionales está a disposición para ayudarte.

Asistencia Técnica y consultas

Luego de instalado e implementado el software, es imprescindible contar con un servicio técnico que responda a las inquietudes. Particularmente en Byte Gestión tenemos un sistema de Ticket Soporte, por medio del cual podés enviar tu inquietud y ser atendido por el primer profesional disponible. Además, te permite hacer el seguimiento on line de tu caso.

Todo este proceso tiene una duración variable, dependiendo de muchos factores, pero principalmente de las ganas de crecer y de aprovechar las herramientas al máximo. Y si trabajamos como equipo con este objetivo en mente podemos sacar lo mejor de los dos y lograr excelentes resultados.

Es importante tener en cuenta que un buen software de gestión nunca se termina de implementar totalmente, y en realidad, aunque esto suene molesto, es lo ideal, porque queremos que tu negocio crezca y que tu sistema te acompañe y se adapte a ese crecimiento.

Además, el mundo evoluciona constantemente sobre todo en el área de la información, incorporar funcionalidades es lo esperado y lo que nos demostrará es que estamos creciendo y evolucionando juntos.

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